2.1.2020

Opintohallinnon tukipalvelujen sähköistämisen taso ammattikorkeakouluissa

Sähköiset asiointipalvelut ovat arkipäivää viranomaisten kanssa asioidessa. Voimme tilata muun muassa uuden passin verkkosivujen kautta tai hoitaa pankkiasioita mobiilisovelluksella. Mutta millä tasolla onkaan korkeakoulujen opintohallinnon tukipalvelujen sähköinen asiointi?

Korkeakoulujen opintohallinnon tukipalvelujen sähköistämisen nykytilannetta selvitettiin kyselyllä, joka suunnattiin ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäällikköverkostolle. Tavoitteena oli selvittää myös olisiko eAMK-hankkeessa kehitetty eOpintopalvelut -malli hyödynnettävissä kaikissa korkeakouluissa. Kyselyyn vastasi 16 ammattikorkeakoulua.

Sähköinen asiointipalvelu korkeakoulukontekstissa

Sähköinen asiointi tarkoittaa korkeakoulun palvelujen käyttämistä tieto- ja viestintätekniikkaa hyödyntäen. Opiskelija voi laittaa asian vireille sähköisesti ja pääsee seuraamaan sen käsittelyn vaiheita sähköisesti, tai vaihtoehtoisesti hän saa sähköpostiviestiä käsittelyn eri vaiheista ja lopulta myös tiedon asian käsittelyn päätöksestä. Koko palvelutapahtuma voidaan suorittaa sähköisesti ilman paperitöitä. (Kartturi 2011, 56-57.)

Sähköiseen asiointitapahtumaan voi liittyä myös kasvokkain tapahtuvaa asiointia. Tästä esimerkkinä on harkinnanvaraisen lisäajan hakeminen, jossa opiskelija käy näyttämässä lisäajan hakemisen liittyen arkaluonteisia dokumentteja, kuten lääkärintodistuksia opintoasiainpäällikölle.

Opintohallinnon tukipalvelujen sähköistämisen nykytilanne

Kyselyssä kartoitettiin opintohallinnon tukipalvelujen sähköistämisen tasoa huomioiden ammattikorkeakoulujen kaikki opiskelijakohderyhmät. Ensimmäinen kysymys oli, onko korkeakoulusi opintohallinnon asiointipalvelut sähköistetty? Vain kaksi ammattikorkeakoulua vastasi, että kyllä ja suurin osa vastasi, että palvelut on sähköistetty osittain (13/16).

Onko korkeakoulusi opintohallinnon asiointipalvelut sähköistetty?

Blogi_kuvio_1.jpg

Jatkokysymyksissä selvitettiin asiointipalveluja opiskelijakohderyhmittäin. Vastauksista selvisi, että palveluprosessien sähköistämisen tilanne oli selkeästi sidonnainen opiskelijakohderyhmiin.

Tutkinto-opiskelijat

Tutkinto-opiskelijoille suunnatut palvelut oli pääosin sähköistetty tai ne olivat vähintään puolisähköisiä. Opintorekisteriotteen tai opiskelutodistuksen saa sähköisesti melkein kaikissa ammattikorkeakoulussa (14/16). Samoin harkinnanvaraisen lisäajan hakeminen (14/16) tai todistushakemus (15/16) on sähköistetty melkein kaikissa korkeakouluissa. Sen sijaan esimerkiksi arvioinnin oikaisupyyntö opinnäytetyöryhmälle on sähköistetty vain yhdessä ammattikorkeakoulussa.

Muut kuin tutkinto-opiskelijat

Jatkuvan oppimisen kohderyhmässä opiskelija saa tilattua opintorekisteriotteen sähköisesti (9/16). On kuitenkin huomioitava, että muissa kuin tutkintokoulutuksissa, kuten avoimessa ammattikorkeakoulussa ja erikoistumiskoulutuksessa, on omat opintohallintonsa. Ja kyselyyn vastanneilla ei välttämättä ollut tarkkaa tietoa näiden palveluprosessien sähköistämisen tilanteesta.

Muita opintoihin liittyviä asiointitapahtumia

Siirtohakuprosessi toisesta korkeakoulusta tapahtuu opintopolku.fi -palvelun kautta, joten palvelu on sähköistetty kansallisella tasolla. Korkeakoulun sisällä siirtohaku tutkinto-ohjelmasta toiseen oli sähköistetty 11:sta ammattikorkeakoulussa. Hakemus kielitaitovaatimuksista vapauttamiseksi oli toiseksi eniten sähköistetty palveluprosessi muissa palvelutapahtumissa (6/16).

Etäneuvonta ja Chat-palvelu

Etäneuvonta-ajan varaamismahdollisuus oli käytössä 6:ssa ammattikorkeakoulussa ja vastanneista 6 korkeakoulua ilmoitti, että palvelu on tulossa. Etäneuvontaa annetaan eniten puhelimitse, Skype tai Teams-sovellusten avulla. Chat-palvelu on käytössä 8:ssa ammatti-korkeakoulussa ja vastanneista 3 korkeakoulua ilmoitti, että palvelu on tulossa. Chat-palvelu on tyypillisimmin käytössä hakijapalveluissa, vähemmän opintoneuvojilla.

Maksulliset palvelut ja koulutukset

Vaikka ammattikorkeakoulut tarjoavat maksullisia koulutuksia ja palveluja, verkkomaksumahdollisuus oli käytössä 10:ssä ammattikorkeakoulussa vastanneista. Muissa ammatti-korkeakouluissa opiskelija toimittaa kuitin tilisiirrosta erikseen pdf-tiedostona sähköpostitse tai hakemuksen liitteenä.

eOpintopalvelut – opiskelijoiden sähköinen asiointipalvelu

eAMK-hankkeessa on kehitetty opiskelijalähtöistä yhden luukun sähköistä eOpintopalvelut -asiointimallia. eOpintopalvelut koostuu seuraavista osa-alueista: 
  • Oma asiointipalvelu
  • Vuorovaikutuspalvelu
  • Informatiivinen palvelu.
eOpintopalvelut -mallissa tavoitteena on tuoda korkeakoulun tukipalvelutarjooma paremmin esille, yhdelle asiointipalvelusivulle. Sähköisessä asiointipalvelussa palvellaan kaikkia opiskelijoita tasavertaisesti.
 
Kyselyn lopussa oli kysymys, voisiko eOpintopalvelut -mallin kopioida korkeakouluusi, johon 8 korkeakoulua vastasi kyllä, 5 vastasi ehkä ja 3 vastasi, että osittain.
Voisiko eOpintopalvelut -palvelumallin mielestäsi kopioida korkeakouluusi?

Blogi_kuvio_2.jpg

Viimeisenä kysymyksenä oli, voisiko eOpintopalvelut -mallissa olla yhteisiä, korkeakoulurajat ylittäviä palveluja? Johon suurin osa vastasi, että ehkä (12/16). Yhtenä kommenttina oli kirjattu, että varmaan löytyy asioita, joista löytyy synergiaa.

Voisiko eOpintopalvelut -mallissa olla yhteisiä, korkeakoulurajat ylittäviä palveluja?

Blogi_kuvio_3.jpg

Nykytilanteen yhteenveto

Opiskelijoiden näkökulmasta katsottuna ammattikorkeakouluilla on hyvät toimistopalvelut kampuksilla, mutta sähköiset asiointipalvelut ovat vielä rajalliset ja ne palvelevat pääsääntöisesti vain tutkinto-opiskelijoita. Opiskelu verkossa kuitenkin lisääntyy ja tarve tukipalvelujen saatavuudesta verkon välityksessä kasvaa.

Opintohallinnon sähköiset tukipalvelut perustuvat toistaiseksi hyvin paljon korkeakoulun omaan opintohallintotietojärjestelmiin, kuten Peppiin. Toisin sanoen ne ovat tavallaan ”sisäänrakennettuja” valmiita asiointiprosesseja.

Tällä hetkellä korkeakouluissa ei ole kaikkia opiskelijoita palvelevaa sähköistä asiointipalvelua, jota kautta opiskelijat voisivat hoitaa opintoihin liittyviä asioita sähköisesti läpi opiskeluajan (vrt. OPI-viitearkkitehtuuri, oppijan käyttämät palvelut).

Johtopäätökset

Ohjauspalvelujen kehittäminen on tunnistettu yhdeksi keskeisimmäksi kehittämiskohteeksi OPI-viitearkkitehtuurityössä. Kyselyn johtopäätöksenä voidaan myös todeta, että opintohallinnon palvelujen sähköistämiselle on sekä tarvetta että halukkuutta. Kyselyn vastauksista selvisi, että useissa ammattikorkeakouluissa on käynnissä tai toteutettu hiljattain tietojärjestelmäpäivityksiä, jotka ovat sitoneet kehittämistyöhön tarvittavia resursseja. Tästä syystä opintohallinnon tukipalvelujen sähköisen asioinnin kehittämistyö ovat aika alkumetreillä.

Kansallisen Opintopolku.fi -palvelun kautta hoituu opintoihin haku, valinta ja opiskelupaikan vastaanottaminen, mutta opiskeluaikana opiskelijoille ei ole tarjolla kattavia sähköisiä asiointipalveluja. Korkeakoulujen opiskelijoille tarjoamat tukipalvelut ovat pääsääntöisesti samanlaisia korkeakoulusta riippumatta. Tästä syystä korkeakoulujen kannattaisi rakentaa kansallisella tasolla yksi yhteinen opiskelijoiden sähköinen asiointipalvelu, jossa hyödynnettäisiin myös kansallisia opintotietovarantoja. Tästä olisi hyötyä kaikille korkeakouluille.

Teksti ja kaaviot: Anitta Kääriäinen, koordinaattori, eAMK ristiinopiskelun kehittämispilotti, Jyväskylän ammattikorkeakoulu
Kuvituskuva: © Mykola - stock.adobe.com

Lisätietoja: eOpintopalvelut – Ideasta toteutukseen

Lähteet

Kartturi. 2011. Korkeakoulujen kokonaisarkkitehtuurin menetelmäopas. Viitattu 5.11.2019. http://docplayer.fi/12699716-Kartturi-korkeakoulujen-kokonaisarkkitehtuurin-menetelmaopas.html

Kääriäinen, A. 2019. eOpintopalvelut -kysely ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäälliköille.
OPI-viitearkkitehtuuri. 2019. https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=83525814

 

Jaa

Takaisin