18.8.2017

Luovuus hankevalmistelussa – Case eAMK –hankkeen starttivaihe

Kesäkuussa 2016 rehtorineuvosto esitti, että ammattikorkeakoulut tulevat hakemaan yhdessä kehittämisrahoitusta ammattikorkeakoulujen digitalisaation tukemiseksi opetus- ja kulttuuriministeriön avaamasta, hallituksen kärkihankkeisiin sisältyvästä korkeakoulujen kehittämisohjelmasta.

Tausta

Jyväskylän ammattikorkeakoulussa laadittiin uutta strategiaa keväällä 2016. Sen yhteydessä arvioitiin ammattikorkeakoulutukseen eniten vaikuttavimmiksi muutostekijöiksi muun muassa digitalisaation laajentuminen kaikille aloille, yrittäjyyden vahvistuminen korkeakoulutuksessa, opetuksen ja oppimisen muutos ja uudistuminen, alueellisten strategioiden muutokset, kansainvälistyminen ja korkeakoulurakenteiden näköpiirissä olevat muutokset (JAMKin Strategiapäivät 8.4.2016).  Käydyissä keskusteluissa arvioitiin, että erityisesti digitalisaatio tai paremminkin sanottuna toimintojen digitalisoituminen ulottuu keskeisimmin juuri liiketoimintaan, yrittäjyyteen ja koulutukseen.

Samaan aikaan ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto ARENE ry tunnisti uudessa strategiassaan digitalisaation keskeiseksi tekijäksi koulutuksen toimintaympäristön muutoksessa (ARENE Strategia 2016-2020).

Kesäkuussa 2016 rehtorineuvosto esitti, että ammattikorkeakoulut tulevat hakemaan yhdessä kehittämisrahoitusta ammattikorkeakoulujen digitalisaation tukemiseksi opetus- ja kulttuuriministeriön avaamasta, hallituksen kärkihankkeisiin sisältyvästä korkeakoulujen kehittämisohjelmasta. 

Rehtorineuvoston toiminnanjohtaja Riitta Rissanen totesi sähköpostissaan 22.6.2016 ajatuksen “amkien opettajien Digiloikasta”, mistä oli keskustelu jo opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa. Rissanen viestitti, että “Haku tulee syksyllä sähköisesti lokakuun loppuun saakka…” ja että tarvitaan “Vähintään 2-3- vuoden hankkeita, joissa syntyy konkretiaa.” (Rissasen sähköposti rehtoreille 22.6.2017). 

JAMKin rehtori Jussi Halttunen oli ilmaissut ARENEn kokouksessa, että JAMK voisi ottaa vastuun hankkeen valmistelusta ja viestitti asiasta allekirjoittaneelle sekä opettajakorkeakoulun johtajalle Pekka Riskulle mainiten mm. että JAMKilta “odotetaan elokuun alkupuolella esitystä kehittämistyön viitekehykseksi ja toimintamalliksi. Tällainen paperi siis tarvitaan ennen ARENEn kokousta. Kokouksen jälkeen jätetään hankehakemus OKM:öön” (Halttusen sähköposti 23.6.2017).

Toiminnanjohtaja Riitta Rissanen kokosi kyselylomakkeella ammattikorkeakoulujen rehtoreiden näkemyksiä halukkuudesta osallistua hankevalmisteluun ja vastasi sähköposteihin 29.6.2017 kysyen, että “ehtiikö JAMKin asiantuntijat tekemään ´pohjapaperia´  tästä hankehausta? Jussi voisi esitellä pohja-ajatuksen Arenen kokouksessa 24.8. , mikäli tämä käy”. Allekirjoittanut vastasi Rissaselle 29.6.2017 “Uskon että JAMKilaiset voivat elokuun alkupuolella koota alustavan synopsiksen hankkeesta, mitä ehditään jalostaa isommalla AMK-joukolla Arenen kokoukseen 24.8.2016” (Rissasen ja Ikosen sähköpostit 29.6.2017). 

Valmistelun aloittaminen

Tiivistahtinen valmistelu pääsi vauhtiin vasta kesälomien jälkeen elokuun alussa.  Alusta asti oli selvää, että laajaa, koko AMK-kenttää koskevaa hanketta ei voi ideoida, suunnitella, kehittää ja toteuttaa muutoin kuin yhdessä kaikkien amkien kanssa. Oli myös ilmeistä, että prosessista tulee ajallisesti ja kompleksisuudessaan vaativa ja intensiivinen.  Samalla oli  selvää, että valmisteluprosessin tulee olla mahdollisimman avoin, läpinäkyvä ja osallistava, jotta kaikki osapuolet kokevat tulevansa kuulluiksi hankkeen valmistelussa ja voivat loppuvaiheessa sitoutua yhteisesti tehtyihin ratkaisuihin. 

Ensimmäinen startti suunnittelussa tapahtui 16.8.2016. Tällöin JAMKiin kutsuttiin valikoitu joukko ammattikorkeakouluja ensimmäiseen keskusteluun tarkoituksena “tuottaa pikaisesti ensimmäinen luonnos/synopsis mahdollisen hankkeen tavoitteista, sisältöalueista, laajuudesta ja kestosta sekä sen avulla amkien toimintamalleihin rakentuvasta muutoksesta” (sähköpostikutsu 3.8.2017). Keskusteluun kutsuttiin edustajat Jyväskylän, Hämeenlinnan, Tampereen, Oulun seudun, Seinäjoen, Savonian ja Kajaanin ammattikorkeakouluista sekä ARENEsta.   Joukko rajattiin tässä vaiheessa pieneksi siksi, että ajateltiin suppeamman ryhmän olevan nopeampi ja tehokkaampi, koska aikaa oli niukasti. 

Nopean ja välittömän toiminnan periaate siirtyikin koko hankkeen valmisteluun ensimmäisestä kokouksesta lähtien.   Starttikokouksessa sovellettiin menetelmää, mikä perustui tuoreeseen SITRAn megatrendianalyysiin. Siinä SITRAn asiantuntijoiden megatrendianalyysi oli pelkistetty trendikortteihin, jonka pohjalta keksittiin vararehtori Heikki Malisen johdolla eräänlainen korttipeli. Pelissä korttipakka jaettiin pienelle ryhmälle (3-4 henkilöä / ryhmä). Kukin ryhmän jäsen laittoi vuorollaan yhden kortin pöytään. Nopeasti, uppoamatta syvällisiin käsiteanalyyseihin arvioitiin, mikä esille tulleista trendeistä voisi vahvimmin vaikuttaa tulevaisuudessa suunnitteilla olevaan hankkeen toivottuihin, tässä vaiheessa lähinnä aavisteltuihin tuloksiin. Näin koko korttipakka käytiin läpi pari kertaa ja loppujen lopuksi jäljelle jäi joukko kortteja eli trendejä, joista käytiin keskustelu ja jotka ryhmiteltiin keskeisiksi vaikuttaviksi tekijöiksi hankkeen suunnittelun käynnistämiseksi ja siinä huomioitaviksi.  Nämä keskeisimmät trendit olivat: 1) Työn murros, 2) Taidot haastavat tiedot, 3) Teknologinen jakautuminen. 4) Kokeilukulttuuri voimistuu, 5)  Verkon joukkovoima – haaste ja mahdollisuus sekä 6)  Jakamistalous ja –alustat. 

Koko peli kesti noin 25 minuuttia ja sen jälkeinen keskustelu oli avointa ja vilkasta. Keskustelu avasi tärkeällä tavalla yhteisöllisen tavan pohtia hankkeen suunnittelun perustaa ja loi ensimmäiset askeleet yhteisen toimintakulttuurin kehittämiselle.  Samalla ainakin allekirjoittaneelle jäi mielikuva, että ammattikorkeakoulut pystyvät helposti löytämään luovia, tehokkaita ja tuloksellisia yhteistoiminnallisuuden kehittämistapoja käyttämällä uudenlaisia, vuorovaikutteisuutta vahvistavia toimintoja. (SITRAn Megatrendikortit 2016; Tarja Moilasen Digiloikka-työpajan dokumentointi –muistio 17.8.2017)

Hankkeen alkuvaiheen keskeisiä piirteitä olivat monialaisuus ja rajoja ylittävä yhteistyö. Oli ilmeistä, että hankkeen valmistelussa on käytettävä laajasti erilaista asiantuntemusta ja osaamista tietoperustan luomiseksi. Hankkeen alkuvalmistelussa olikin intensiivisesti mukana JAMKin asiantuntijoita eri aloilta ja erilaisista positioista. Mukana keskusteluissa olivat muunmuassa opettajakorkeakoulun entinen ja uusi johtaja, opettajakoulutuspäällikkö, korkeakoulun tutkimus—ja kehittämispäällikkö, liiketalouden yksikön T&K-päällikkö, verkkopedagogiikkasuunnittelija, fasilitaattori, hallinnon suunnittelijoita, IT-palveluiden päällikkö ja asiantuntijoita, kirjastonjohtaja, laatupäällikkö, yliopettajia eri aloilta sekä asiantuntijoita Jyväskylän yliopiston Koulutuksen tutkimuslaitokelta.  Keskustelujen pääosa oli epävirallista tapaamista kokousten, lounaiden ja muiden tilaisuuksien yhteydessä, koska aikaa perinteisesti  organisoituneeseen ja hitaammin etenevään suunnitteluprosessiin ei ollut, piti toimia nopeasti ja epämuodollisesti. Näin keskustelupohja muodostui kuitenkin laajaksi ja monipuoliseksi. 

Hankkeen ensimmäinen synopsis ARENEn kokousta 24.8.2016 varten valmistui 18.8.2016.  Siinä hahmoteltiin keskeisimmät hankkeen tavoitteet, sisällöt, resurssit ja aikataulutus.  Hanke sai nimen “eAMK – oppimisen uusi ekosysteemi – ammatillisen korkeakouluoppimisen digiloikka” ja sen budjetin arvioitiin tässä vaiheessa olevan 7 miljoonan euron luokkaa.  Keskeisimmät tavoitealueet kirjattiin, joista vain osa jouduttiin hankepäätöksen jälkeen karsimaan ja pelkistämään. Ensimmäinen synopsis oli kuitenkin varsin pitkälti sen mukainen, miksi hanke lopulta muotoutui lokakuun lopulla 2017.

Elokuun puolivälissä 2016 kävi aivan selväksi, että hankkeen valmistelussa on turvattava nopeasti kaksi asiaa: 1) hankkeen verkkoviestintäratkaisut oli tehtävä nopeasti, jotta voidaan turvata laaja amkien osallisuus keskusteluihin joutumatta turvautumaan raskaisiin, hitaisiin ja kalliiksi käyviin face-to-face kokouskierroksiin eri puolilla Suomea, 2) varsinaiseen hankkeen kirjoittamiseen ja valmisteluun oli rekrytoitava parhaat mahdolliset, kokeneet asiantuntijat. 

Organisoituminen

Hankkeen verkkoviestinnän alustoiksi valittiin  18.8.2017 Microsoftin O365 ympäristön OneDrive- ja Yammer -järjestelmät. Olivathan kyseiset järjestelmät puutteistaan huolimatta käytössä jo kaikissa ammattikorkeakouluissa, vaikka niiden käyttöönotossa ja käytön osaamisessa oli tässä vaiheessa paljon vaihtelua. Yammerin katsottiin soveltuvan hyvin yhteiseksi keskustelualustaksi, koska haluttiin välttää raskas, monitasoinen ja haavoittuva sähköpostiliikenne osapuolten välillä. Massasähköpostien hallinta koettiin haasteelliseksi kompleksisessa prosessissa, missä mahdollisimman laajalla osallistujajoukolla tuli olla mahdollisuus saada käyttöönsä maksimaalinen tieto valmistelun kaikista vaiheista. Sähköposti on tähän tarkoitukseen aivan liian kankea ja haavoittuva väline. OneDrive –ympäristöä ryhdyttiin käyttämään dokumentointiin ja asiakirjasäilytykseen, mihin se soveltuikin hyvin. Näin kaikki osapuolet pääsivät mukaan kaikkiin keskusteluihin ja niihin liittyviin dokumentteihin.  Yammerin ja OneDriven hallinta osoittautui helpoksi ja ilmoittautumiset niihin laajenivat nopeasti siten, että hankkeen valmistelun loppuvaiheessa verkkoympäristöissä oli noin 200 ammattikorkeakoululaista mukana. Toisaalta ilmeni yllättäviä teknisiä vaikeuksia esimerkiksi järjestelmiin kirjautumisessa eri ammattikorkeakouluista. 

Samalla sovittiin koko amk-verkoston kanssa hankkeen valmistelun aikataulusta, jonka oli laatinut JAMKin T&K-päällikkö Petri Moilanen. Aikatauluun sisältyi vain kaksi kontaktiseminaaria (8.9.2016 Helsingissä ja 6.10.2016 Jyväskylässä), joihin kaikki amkit voivat osallistua. Kaikki muut kokoukset (4 kpl)  hoidettiin Skype- tai AdobeConnectPro –kokouksina, joihin osallistui kymmeniä asiantuntijoita.  Kokousten välinen viestinä hoidettiin kokonaan Yammer- ja OneDrive-ympräistöissä. Jälkikäteen arvioituna toiminta näyttää olleen kustannustehokasta, koska ammattikorkeakoulut siirtyivät hankevalmistelussa pitkälti digitaalisiin ympäristöihin ja esimerkiksi  matkakustannukset jäivät tämän takia vaatimattomiksi hankkeen osapuolilla. 

Hankkeen valmistelun tueksi tarvittiin pikaisesti kokeneita ja ansioituneita hankevalmistelijoita. Jyväskylän ammattikorkeakoulun opettajakorkeakoulun ja liiketoiminta-yksikön kanssa käydyissä sisäisissä keskusteluissa päästiin yhteisymmärrykseen siitä, että opettajakorkeakoulun hankesuunnittelija Paula Tyrväinen ja liiketoimintayksikön hankesuunnittelija Rika Nakamura, molemmat arvostettuja konkareita hankeprosesseissa, voivat tulla osa-aikaisesti tukemaan hankkeen valmistelua. Ajatus osoittautui virheelliseksi – osa-aikaisuus kääntyi nopeasti lähes päätoimiseksi valmistelutyöksi. Asiantuntemus valmistelijoilla oli kuitenkin korkeaa tasoa, ja he onnistuivat toiminnallaan ryhdistämään valmistelutyötä ja pitämään prosessi koko ajan avoimena, läpinäkyvänä, luovana ja osallistavana kaikkien osapuolten näkökulmasta. 

Näin hanke alkoi elo-syyskuussa 2016 löytää organisoitumisen tapansa, jota alunperin ei oltu tietoisesti suunniteltu mutta joka hahmottui ad hoc –tyyppisesti hankkeen tarpeiden mukaan. Käytännössä hankkeen valmistelun johtaminen toimi JAMKin ja ARENEn yhteistyönä, missä keskeiset henkilöt olivat ARENEN asiantuntija Juha Viitasaari, toiminnanjohtaja Riitta Rissanen, hankkeen tueksi ARENEn nimittämä rehtori Turo Kilpeläinen sekä JAMKin asiantuntijat Paula Tyrväinen,  Rika Nakamura ja allekirjoittanut, joka toimi eräänlaisena hankkeen valmistelun johtajana.  Organisoitumisen tapaa voi pitää onnistuneena. Hankepäätöksen tultua keväällä 2017 hanke organisoitui jokseenkin samalla tavalla kuin sitä oltiin valmistelukin.  

Luovuus hankkeen valmistelussa

Hankevalmistelu ja hankintatoimi ovat tyypillisesti ilmiöitä, joissa luovuus on tarpeen mutta joiden prosesseihin se ei itsestäänselvästi näytä sisältyvän. Esimerkiksi ESR-hankkeissa tulee valmistelijoiden varsin hyvin pystyä ennakoimaan, mihin tuloksiin projekti 3-4 vuoden aikana päätyy ja millä keinoin ja millä vaiheilla tuloksiin yksityiskohtia myöten tullaan. Sama koskenee hankintatoimea, jossa kilpailutuksen avaajan tulee varsin yksityiskohtaisesti pystyä määrittelemään hankinnan tulos ja vaikuttavuus etukäteen. Innovatiivisuus voi aika ajoin olla vaatimatonta tasoa tällaisissa prosesseissa. 

Tämä riski ei toteutunut, ainakaan täysimääräisesti, eAMK-hankkeen valmistelussa. Toki hankkeen tavoitteet, toimenpiteet, tulokset, resurssit ja aikataulut määriteltiin yhteistoiminnallisella prosessilla, kuten hankkeissa kuuluu tehdäkin. Valmisteluvaiheisiin sisältyi kuitenkin sellaisia luovia tai innovatiivisia elementtejä, jotka eivät altistaneet hanketta hallitsemattomille riskeille mutta jotka oleellisesti toivat lisäarvoa hankkeen valmisteluun.  

Tällaisia elementtejä olivat muunmuassa alussa mainittu SITRAn analyysiin perustuva trendipeli, jolla hahmotettiin hankeeseen oleellisesti vaikuttavia tekijöitä.

Toinen elementti oli parviälyteknologioihin pohjautuva, Innoduel –yrityksen kehittämä digitaalinen kyselyjärjestelmä.  Sitä käytettiin  hankkeen valmistelun siinä vaiheessa, kun haluttiin kartoittaa laajasti ammattikorkeakoulujen henkilöstöjen ja opiskelijoiden näkemyksiä siitä, miten hankkeen keskeisimmät tavoitteet tulee asettaa siten, että ne palvelevat ammattikorkeakoulujen opetuksen ja oppimisen prosessien uudistumista parhaalla mahdollisella tavalla. Innoduel –kysely toteutettiin syyskuun 2016 loppupuoliskon aikana siten, että kysely rakennettiin yhden viikon aikana ja vastaukset saatiin seuraavalla viikolla. Vastaukset koottiin 4.10.2016  Jyväskylässä 6.10.2016 pidettyä hankeseminaaria varten. 

Kolmas ja keskeisin luova elementti oli yhteistoiminnallisuus sekä johdon ennakkoluulottomuus. Sekä ARENEn että JAMKin ja muiden ammattikorkeakoulujen rehtoreiden ennakkoluuloton asenne sekä sen tuen varmistaminen hankkeen valmistelussa edusti riskinottokykyä ja luovuutta sinänsä hyvin rationaalisessa ja systeemisessä hankevalmistelussa.  Hankkeen valmistelun eri vaiheissa keskusteltiin usein siitä, että eAMK-hankkeen keskeisin kehitystavoite “vahvistaa ammattikorkeakouluja kehittäjäyhteisönä” kuvaa merkittävää kulttuurimuutoksen tahtotilaa korkeakouluissa. 

Korkeakouluorganisaatioiden kulttuuria koskeva innovatiivisuus – eli johtamis- ja työkulttuurin uudistaminen – on edellytys sille, että niiden toiminnassa syntyy kasvua. Kuten Pekka Himanen on todennut (2007) “Kulttuurinen innovaatio on edellytys kaikkien eri innovaatiolajien menestykselle ja kasvukehityksen syntymiselle”.

Korkeakoulut lienevät taipuvaisia toimimaan mielummin konservatiivisesti oman toimintansa kehittämisessä kuin luovasti ja divergentisti. Nopeasti etenevät ja sumeat prosessit koetaan silloin riskialttiina toimintana, johon lähtemisen kynnys saattaa olla korkea. eAMK-hankkeen valmistelussa ARENEn ja ammattikorkeakoulujen johto  toimivat nopeasti, korkealla riskinottovalmiudella ja määrätietoisesti, jotta laaja ja merkittävä hanke saadaan valmistelluksi lyhyeksi muodostuneessa määräajassa. 

Kuten olen artikkelissani Music Management –koulutuksen kehittämisprosessista aiemmin (2009) kuvannut (kaavio 1), luova kehitysprosessi edellyttää innovatiivisen, visionäärisen tiimin tavanomaisesta työskentelystä ja organisaatioiden toimenkuvista poikkeavaa työkulttuuria, ajankäyttöä ja verkottumista sekä sitoutumista sumeaan prosessiin, jonka päämäärä oli selkeä, mutta johon pääseminen epäselvää prosessin aikana. (Ikonen  2009)

Kaavio 1

Tällöin prosessiin liittyvien riskienhallinta on erityisesti mahdollista vahvistamalla joustavaa, ajasta ja paikasta riippumatonta työkulttuuria, lisäämällä osallisuutta ja luottamusta kaikkien osapuolten kesken, verkottumalla laajasti ja tarkoituksenmukaisesti sitoutuneiden toimijoiden kanssa, turvaamalla keskeisimpien sidosryhmien myönteinen suhtautuminen prosessiin ja nopea päätöksentekovalmius (ks kaavio 1).

Tällä tavalla innovatiivisten ja luovien prosessien läpimurto on mahdollista tehdä, kuten voi katsoa tapahtuneen eAMK-hankkeen valmistelussa kesäkuun lopusta  lokakuun loppuun 2016 sekä siitä eteenpäin myönteisen hankepäätöksen tultua keväällä 2017. 

Toivon mukaan sama henki hankkeen toteuttamisessa sen päättymiseen saakka keväällä 2020 jatkuu. Merkit siihen ainakin ovat suotuisat.

Teksti: Hannu Ikonen, Jyväskylän ammattikorkeakoulu
Kaavio: Hannu Ikonen, Jyväskylän ammattikorkeakoulu
Kuva: Rika Nakamura, Jyväskylän ammattikorkeakoulu

Lähteet

ARENE Strategia 2016-2020. Viitattu 31.7.2017. http://www.arene.fi/sites/default/files/PDF/2016/Arenen%20strategia%202016%20-%202020_08_2016.pdf

Halttunen, J. 2016. Sähköpostiviesti 23.6.2016. Vastaanottaja Hannu Ikonen. Ammattikorkeakoulujen digiloikka-hanke.

Himanen, P.  2007. Suomalainen unelma. Innovaatioraportti. Helsinki: Teknologiateollisuuden 100-vuotissäätiön julkaisu.

Ikonen, H. 2009.  Nyt ja tulevaisuudessa! : Music Management - koulutusohjelman kehittäminen. Julkaisussa Jyväskylän ammattikorkeakoulu tulevaisuuden tekijänä 2009 : 95 s.40-48. Toim. Panhelainen, M.; Ahmaniemi, R. Jyväskylä: Jyväskylän ammattikorkeakoulu.

Ikonen, H. 2016. Sähköpostiviesti 29.6.2016. Vastaanottajat Riitta Rissanen ja Jussi Halttunen. Ammattikorkeakoulujen digiloikka-hanke.

JAMKin Strategiapäivä  2016. Hannu Ikosen käsikirjoitus. Muistio 8.4.2016 Hannu Ikosen hallussa.

Moilanen, T. 17.8.2016.  Digiloikka-työpajan dokumentointi –muistio 17.8.2016.

Rissanen, R. 2016. Sähköpostiviesti 22.6.2016. Vastaanottaja Jussi Halttunen, välitetty Hannu Ikoselle. Ammattikorkeakoulujen digiloikka-hanke. 

Rissanen, R. 2016. Sähköpostiviesti 29.6.2016. Vastaanottajat Jussi Halttunen ja Hannu Ikonen. Ammattikorkeakoulujen digiloikka-hanke.

SITRAn Megatrendikortit 2016. Viitattu 31.7.2017.  https://www.sitra.fi/julkaisut/megatrendit-2016

Jaa

Takaisin