12.12.2018

Digitaaliset työvälineet eAMK:ssa

Sisäisellä viestinnällä on tärkeä rooli valtakunnallisen yhteistyön koordinoinnissa. Nopea tiedon liikkuminen ja vaivaton yhteistyö toimijoiden välillä ovat avainasemassa matkalla kohti yhteisiä päämääriä. eAMK-hankkeessa työskentely-ympäristöksi on valittu O365 -palveluista Yammer ja OneDrive. Lue hanketoimijoiden kokemuksia siitä, miten nämä valitut digitaaliset työvälineet soveltuvat yhteisölliseen verkkotyöskentelyyn.

eAMK:n sisäisen viestinnän kanavat

Työelämän haasteet ovat yhä monimutkaisempia ja niiden ratkaiseminen edellyttää tiedon liikkumista ja asiantuntijuuden yhdistämistä. Yhteisöllinen, monikanavainen työskentely verkossa onkin tänä päivänä kiinteä osa työelämää. Nopeat tietoliikenneyhteydet, pilvipalvelut, sähköiset työtilat sekä jatkuvasti kehittyvät työvälineet ja pikaviestintävälineet ovat osaltaan mahdollistamassa uudenlaisia työnteon muotoja.

Työolobarometrin (2017) mukaan vuonna 2017 jo 59 % palkansaajista käytti työssään virtuaalisia työvälineitä, joiden avulla voi keskustella, jakaa tietoa ja tehdä yhteistyötä. Osuus on noussut kahdessa vuodessa yli kymmenellä prosenttiyksiköllä. (Työolobarometri 2017, TEM julkaisuja 3/2018). Myös eAMK-hankkeessa, jossa on mukana toimijoita 25 eri organisaatiosta, on tarve käyttää työvälineitä, jotka mahdollistavat yli organisaatiorajojen tapahtuvan yhteisen verkkotyöskentelyn. Hankkeen valmisteluvaiheessa vuonna 2016 työskentely-ympäristöiksi valittiin O365 –palveluista Yammer ja OneDrive, ja näiden käyttöä päätettiin jatkaa myös hanketta toteutettaessa.

Yammer toimii eAMK-hankeen sisäisen viestinnän kanavana ja keskustelualustana. Hankkeelle luotiin Yammeriin yksi yhteinen ryhmä sekä pienemmille sisältöryhmille omat ryhmänsä. OneDrive toimii hankkeen yhteisenä materiaalipankkina ja se linkitettiin myös Yammer -ryhmiin. Verkkokokousympäristöinä käytössä ovat olleet mm. Adobe Connect, Skype for Business ja Zoom. Toimijat ovat itse valinneet kulloinkin käytettävän kokousympäristön omien tarpeidensa ja organisaatioissa käytettävissä olevien ympäristöjen mukaan. Sähköpostiliikennettä on hankkeen viestinnässä ja yhteydenpidossa säännönmukaisesti pyritty välttämään.

Mitä mieltä eAMK:n hanketoimijat ovat yhteisistä digitaalisista työvälineistä?

eAMK-toimijoille lähetettiin kevätlukukauden 2018 lopussa palautekysely, jossa heitä pyydettiin arvioimaan hankkeen työskentelyssä sekä viestinnässä käytettyjä menetelmiä ja työkaluja. Kyselyyn vastasi 27 hanketoimijaa, joka on noin kolmasosa hankkeessa aktiivisesti toimivista henkilöistä.

Sisäisen viestinnän kanavaa Yammeria seuraa vähintään viikoittain 92 % kyselyyn vastanneista. Osuutta voi pitää suurena, kyselyyn onkin oletettavasti vastannut valikoitunut ja myös aktiivinen hanketoimijajoukko. Toisaalta Yammer toimii omankin kokemuksemme mukaan parhaiten juuri silloin, kun keskustelujen seuraaminen on säännöllistä ja tiivistä. OneDriven säännöllinen käyttö sen sijaan oli vähäisempää, ja 15 % vastanneista ei käyttänyt OneDrivea lainkaan. Yli organisaatiorajojen tapahtuva OneDriven käyttö onkin ollut yksi hankkeen kipupisteistä, sillä vastanneista 45 %:lla on ollut usein ongelmia OneDriveen kirjautumisessa. Syitä ongelmiin ei aina ole löytynyt ja tilanteita on ratkottu tapaus kerrallaan. 0365 –palvelut ovat jatkuvasti kehittyvä ja muuttuva kokonaisuus. Tänä päivänä yhteistyöhön on tarjolla erilaisia vaihtoehtoja kuin vuonna 2016, jolloin eAMK-hankeen valmistelu aloitettiin ja käytettävät työkalut valittiin.

Sisäisellä viestinnällä on tärkeä rooli valtakunnallisen yhteistyön koordinoinnissa. Nopea tiedon liikkuminen ja vaivaton yhteistyö toimijoiden välillä ovat avainasemassa matkalla kohti yhteisiä päämääriä. Yhteisölliseen verkkotyöskentelyyn liittyy vielä teknisiä haasteita, kun ylitetään organisaatiorajoja. Yhteisöllinen verkkotyöskentely edellyttää kuitenkin myös työskentely- ja toimintakulttuurin muuttamista. Vastuu siirtyy entistä enemmän toimijoille itselleen, kun tieto ja työskentely ovat erilaisilla alustoilla, joita on itse aktiivisesti käytettävä ja seurattava. eAMK:n hanketoimijat kertoivat kiireen, vaikean saavutettavuuden sekä rajattujen resurssien olevan suurimpia haasteita yhteistyölle, tiedon jakamiselle ja viestinnän seuraamiselle. Sähköisten työtilojen ja palvelujen jatkuva kehittyminen avaa kuitenkin uusia mahdollisuuksia, ja sen vuoksi niitä halutaan käyttää haasteita huolimatta. Jo nykyiselläänkin verkossa työskentely on pelastanut meidät lukuisilta sähköpostiketjuilta sekä matkustamiselta.


Teksti: Rika Nakamura ja Paula Tyrväinen, Jyväskylän ammattikorkeakoulu
Kuva: © twobee - stock.adobe.com

Jaa

Takaisin